Privacy: zo ga ik om met je gegevens

Wie verantwoordelijk is

Ik ben Lindsy Beuselinck, eigenaar van Jutima en verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen mijn praktijk. Ik begeleid uitsluitend volwassenen. Binnen Jutima geef ik coaching en energetische begeleiding; ik bied hier geen verpleegkundige zorg aan.

Jutima · Lindsy Beuselinck

Ondankstraat 1A, 8750 Wingene, België

Ondernemingsnummer: BE0740.935.488

E-mail: info@lindsybeuselinck.be

Als je mij mailt of een afspraak maakt

Wanneer je mij mailt, gebruik ik je e-mailadres en bericht om je vraag te beantwoorden en met je af te stemmen. Mijn e-maildienst is Gmail binnen Google Workspace. Ik verstuur geen nieuwsbrieven of aanbiedingen.

Gewone contactmails verwijder ik zodra je beslist om langs te komen, of na drie weken zonder verder bericht. Voor sessienotities en correspondentie die noodzakelijk is voor het cliëntdossier geldt de afzonderlijke werkwijze hieronder.

Je boekt via Google Agenda, binnen mijn zakelijke Google Workspace-account. Het boekingsformulier vraagt je voornaam, achternaam en e-mailadres. Je kiest zelf een afspraakmoment en ontvangt een bevestiging en herinnering.

In mijn agenda noteer ik je naam, de naam van de sessie, de datum en het uur. Ik voeg geen inhoudelijke notities toe. Ik bewaar afspraken zolang dat nodig is voor mijn planning en administratieve verantwoording.

Contact via deze website

Je kunt mij via de mailknop rechtstreeks e-mailen. De knop opent je e-mailprogramma; pas wanneer je daar je bericht verstuurt, ontvang ik je e-mailadres en de informatie die je zelf deelt. Er staat geen contactformulier op deze website. Houd je eerste vraag kort en deel daarin geen medische of andere gevoelige informatie.

Als je begeleiding volgt

Ik houd voor mezelf korte sessienotities bij in je cliëntdossier. Daarin noteer ik alleen informatie uit onze gesprekken, mijn bevindingen en lichamelijke klachten en medicatie die je met mij bespreekt, voor zover die relevant zijn voor je begeleiding. Ik gebruik relevante informatie over lichamelijke klachten en medicatie om je te helpen luisteren naar lichaamssignalen, mijn begeleiding af te stemmen en te herkennen wanneer andere professionele hulp passend kan zijn. Wat je vertelt over de reden van medicatiegebruik vormt daarbij de context; medicatiegebruik op zichzelf is geen vaststelling van een diagnose.

Ik stuur je geen uitgebreid sessieverslag meer. Waar dat passend is, bezorg ik je oefeningen of belangrijke aandachtspunten voor je verdere begeleiding via mijn zakelijke e-mail. De sessienotities en relevante correspondentie blijven aan jou gekoppeld in je cliëntdossier.

Voor ik gezondheidsgegevens voor begeleiding verwerk, leg ik uit welke gegevens ik daarvoor nodig heb en vraag ik je uitdrukkelijke toestemming op een apart blad. Je kunt weigeren of die toestemming later intrekken. Dan bespreken we wat nog mogelijk is.

Waar ik je cliëntdossier bewaar

Ik maak nieuwe digitale sessienotities in Google Documenten en bewaar ze in een afgeschermde map van mijn zakelijke Google Drive.

De toegang tot de map voor cliëntdossiers in mijn zakelijke account is beperkt tot mij. Mijn account is beveiligd met tweestapsverificatie. Bestaande digitale dossiers kunnen voorlopig ook in mijn eerdere Microsoft-omgeving staan.

Losse papieren notities vernietig ik nadat de relevante inhoud volledig in het digitale dossier is verwerkt en gecontroleerd. Een afdruk van mijn verslag bewaar ik in een afgesloten kast waar alleen ik toegang toe heb, zolang je bij mij langskomt. Bij een duidelijk afscheid of na drie maanden zonder afspraak vernietig ik die afdruk. Het digitale dossier blijft bewaard volgens de termijn hieronder.

Ik bewaar noodzakelijke dossierstukken tot 20 jaar na de laatste sessie om mijn handelen bij een mogelijke aansprakelijkheidsclaim te kunnen onderbouwen. Dit is een keuze op advies van mijn beroepsverzekeraar, geen algemene wettelijke bewaarplicht. Ik beperk wat ik bewaar tot de stukken die daarvoor nodig zijn.

Het dossier bevat alleen wat noodzakelijk is: relevante sessienotities, bestaande sessieverslagen, het toestemmingsbewijs en noodzakelijke correspondentie. Ik beoordeel welke stukken daarvoor noodzakelijk zijn. Overbodige gegevens en dubbele werkbestanden hoeven niet dezelfde termijn bewaard te blijven. Na afloop verwijder ik de stukken, tenzij een lopende rechtsvordering of concrete wettelijke verplichting verdere bewaring noodzakelijk maakt; ik leg dan reden en herbeoordeling vast.

Verwijderen uit mijn eigen omgeving betekent niet dat alle providerkopieën onmiddellijk weg zijn. Google noemt in zijn zakelijke voorwaarden maximaal 180 dagen na een onherstelbare verwijderopdracht voor het wissen uit zijn systemen, behoudens wettelijke uitzonderingen. Oefeningen, aandachtspunten en eerder ontvangen verslagen blijven in jouw mailbox totdat jij ze verwijdert.

Als je een factuur ontvangt

Ik maak en bewaar facturen in Lucy en verstuur ze via Peppol. Op de factuur vermeld ik naam, adres en ondernemingsnummer, met ‘coachsessie’ als omschrijving. Ik bewaar de facturen niet meer op mijn pc.

Mijn boekhoudkantoor, Jouw Accountant BV, ontvangt de facturen voor mijn belastingaangifte. Ontvangsten waarvoor ik geen factuur opmaak, noteer ik zonder naam in mijn dagontvangstenboek.

Ik verwerk noodzakelijke factuur- en boekhoudgegevens om aan wettelijke administratieverplichtingen te voldoen. Facturen en boekhoudkundige documenten bewaar ik volgens de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen. Deze termijn staat los van het inhoudelijke cliëntdossier.

Toegang en betrokken diensten

Binnen mijn praktijk heb alleen ik toegang tot de dossierkast en mijn zakelijke mailbox en Google Agenda. Ook de nieuwe sessienotities in Google Documenten en Drive worden alleen vanuit mijn zakelijke account beheerd, zonder openbare deellink. Voor Google Workspace gebruik ik een extra inlogbevestiging. Eerdere gegevens in mijn Microsoft-account vallen nog onder de overgangscontrole; ook dat account heeft een extra inlogbevestiging.

Voor mijn dienstverlening gebruik ik Combell als domeinleverancier, OpenAI voor de hosting van deze website via ChatGPT Sites, Google Workspace (Gmail, Agenda en Documenten en Drive), Lucy en verzending via Peppol. Microsoft 365 Personal is onderdeel van de eerdere werkwijze en blijft relevant zolang daar nog bestaande gegevens aanwezig zijn. Ook mijn boekhouder ontvangt factuurgegevens. Deze diensten verwerken gegevens voor hun eigen onderdeel van de dienstverlening.

Met Google Workspace zijn zakelijke afspraken over gegevensverwerking van toepassing. Mijn boekhouder ontvangt factuurgegevens voor zijn professionele werkzaamheden. Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; waar nodig gelden daarvoor passende doorgiftewaarborgen. Je kunt mij vragen welke afspraken op jouw gegevens van toepassing zijn.

Wettelijke basis en websitegebruik

Voor noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek een sessie voor te bereiden, te boeken en uit te voeren, gebruik ik de grondslag voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 b AVG). Zonder de nodige contactgegevens kan ik je online boeking niet afhandelen of je bereiken.

Algemene vragen die niet over een voorgenomen afspraak gaan, beantwoord ik vanuit mijn gerechtvaardigd belang bij normale praktijkcorrespondentie (artikel 6 lid 1 f AVG). Ik beperk dit tot wat voor je vraag nodig is; je kunt bezwaar maken. Het doel is geen marketing.

Voor wettelijke fiscale administratie geldt artikel 6 lid 1 c AVG. Daarvoor is geen afzonderlijke toestemming nodig.

Voor relevante gezondheidsgegevens tijdens de begeleiding vraag ik vooraf uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 a en artikel 9 lid 2 a AVG). Een boeking op zichzelf geldt niet als toestemming.

Voor het bewaren van noodzakelijke dossierstukken ter onderbouwing van mogelijke rechtsvorderingen beroep ik mij op: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 f AVG) en, voor noodzakelijke gezondheidsgegevens, artikel 9 lid 2 f AVG. Dit is geen onbeperkte toestemming om alle gegevens te bewaren. Na intrekking van toestemming stopt het gebruik voor begeleiding op die toestemming. Alleen stukken waarvoor een andere geldige grond bestaat, blijven beperkt toegankelijk bewaard; je kunt daartegen bezwaar maken.

Lettertypen, afbeeldingen en audio worden met de website meegeleverd. Google Analytics voor bezoekersstatistieken en de Meta-pixel voor marketing staan standaard uit. Ze worden pas geladen na je toestemming voor het betreffende doel, zoals hieronder uitgelegd. OpenAI kan als aanbieder van ChatGPT Sites technische gegevens en logs verwerken die nodig zijn om de website te leveren, te beveiligen en problemen op te lossen. Ik krijg via deze website geen inhoudelijke cliëntgegevens binnen. Voor vragen over de bewaring van technische websitegegevens kun je mij mailen; ik vraag de toepasselijke informatie dan na. De boekingsknop opent Google Agenda; er is geen ingesloten agenda op de website. Wanneer je die link volgt, kom je bij Google terecht.

Statistische cookies en Google Analytics

Met je toestemming gebruikt deze website Google Analytics 4 van Google voor bezoekersstatistieken. Zo kan ik zien hoe bezoekers de website vinden en gebruiken en welke pagina’s worden bekeken. Google ontvangt onder meer pagina-URL’s, de verwijzende website, browser- en apparaatgegevens en cookie-identificatoren. Google gebruikt het IP-adres om een globale locatie af te leiden; volgens Google wordt het in GA4 niet opgeslagen.

De standaardfunctie ‘Verbeterde meting’ staat aan en kan ook interacties registreren, zoals scrollen en uitgaande klikken. Ik meet met ‘audio_start’ of de audio van een kompaskaart voor het eerst daadwerkelijk begint af te spelen, maximaal één keer per paginaweergave en alleen na toestemming voor statistieken. Dit evenement bevat geen aanvullende persoonsgegevens of inhoud van de kaart of audio. Ik stuur via deze integratie geen naam, e-mailadres, gezondheidsgegevens, sessienotities of boekingsgegevens mee. Een klik op een boekingslink is geen bevestigde afspraak. Google-advertentiesignalen en advertentiepersonalisatie zijn in deze integratie uitgeschakeld.

Deze verwerking berust op je toestemming. Zonder toestemming voor ‘Statistieken (Google Analytics)’ wordt Analytics niet geladen en verstuurt deze integratie geen gegevens naar Google. Je kiest statistieken en marketing afzonderlijk; ‘Cookies toestaan’ geeft toestemming voor beide en ‘Weigeren’ weigert beide. Je kunt ook je afzonderlijke keuzes bewaren via ‘Keuze opslaan’. De website blijft werken als je weigert. Je cookiekeuze wordt maximaal zes maanden onthouden, zoals hieronder uitgelegd.

Na toestemming kan Google Analytics de cookies ‘_ga’ en ‘_ga_VCEGHCHELH’ gebruiken om bezoekers en sessies te onderscheiden. Google vermeldt daarvoor standaard een bewaartermijn van twee jaar; browserbeperkingen en Analytics-instellingen kunnen de werkelijke duur verkorten. De bewaartermijn van meetgegevens is afhankelijk van de instellingen in Google Analytics en staat los van de cookiekeuze. Je kunt mij hierover een vraag stellen. Meer uitleg vind je in Google’s uitleg over Analytics-cookies.

Je kunt je toestemming intrekken via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina: zet ‘Statistieken (Google Analytics)’ uit en klik op ‘Keuze opslaan’, of kies ‘Weigeren’ om ook marketing te stoppen. De meting wordt gestopt en de Analytics-cookies die deze website kan verwijderen worden gewist. Als Analytics al geladen was, wordt de pagina herladen. Eerder rechtmatig verstuurde gegevens worden daarmee niet teruggehaald.

Google kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor deze dienst gelden Google’s voorwaarden voor gegevensverwerking, waaronder afspraken over internationale doorgiften. Lees ook hoe Google gegevens van websites gebruikt en het privacybeleid van Google.

Marketingcookies en de Meta-pixel

Met je toestemming gebruikt deze website de Meta-pixel van Meta Platforms Ireland Limited. Hiermee meet ik websitebezoeken vanuit mijn advertenties en kan Meta advertenties op Facebook en Instagram afstemmen op je bezoek. Meta kan deze informatie koppelen aan je Meta-account en gebruiken voor advertentiemeting en personalisatie.

De pixel ontvangt informatie over het paginabezoek, zoals de pagina-URL, je IP-adres, browser- en apparaatgegevens en cookie-identificatoren. Ik stuur via deze integratie geen naam, e-mailadres, gezondheidsgegevens, sessienotities of boekingsgegevens naar Meta. Automatische gebeurtenisdetectie staat in de websitecode uit; ik voeg alleen het evenement ‘PageView’ voor een paginabezoek toe. Een klik op de boekingsknop wordt hier niet als een gemaakte afspraak gemeten.

Zonder je toestemming wordt de Meta-pixel niet geladen en verstuurt deze integratie geen gegevens naar Meta. Je kunt marketingcookies toestaan of weigeren via het cookievenster. Beide keuzes laten de website, de kaartaudio en de boekingslinks werken. Voortgaan met surfen geldt niet als toestemming.

De noodzakelijke instelling ‘jutima_cookie_choice’ onthoudt alleen je keuze, de versie van de toestemmingstekst, het tijdstip en de vervaldatum in de lokale opslag van je browser. Deze keuze wordt maximaal zes maanden bewaard; daarna vraag ik opnieuw om je keuze. Als je browser deze opslag blokkeert, kan het venster opnieuw verschijnen. Deze instelling wordt niet voor advertenties gebruikt.

Na toestemming kan de Meta-pixel de cookies ‘_fbp’ en ‘_fbc’ gebruiken voor herkenning en advertentiemeting. ‘_fbc’ hangt samen met een bezoek via een Meta-advertentie. Deze Meta-cookies kunnen tot ongeveer drie maanden worden bewaard; Meta en je browser bepalen de daadwerkelijke beschikbaarheid. Meer uitleg vind je in het cookiebeleid van Meta.

Je kunt je toestemming even eenvoudig intrekken: klik op ‘Cookie-instellingen’ onderaan een pagina en kies ‘Weigeren’. De pixel wordt dan gestopt. Als deze al geladen was, wordt de pagina opnieuw geladen. De ‘_fbp’- en ‘_fbc’-cookies die deze website kan verwijderen, worden gewist. Eerder rechtmatig verstuurde gegevens worden daarmee niet teruggehaald. Cookies die Meta op zijn eigen domeinen heeft geplaatst, kun je beheren via Meta of je browserinstellingen.

Deze verwerking berust op je toestemming. Meta kan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Raadpleeg het privacybeleid van Meta voor de verwerking, bewaartermijnen, internationale doorgiften en je rechten bij Meta. Voor vragen over het gebruik op deze website kun je mij mailen.

Je rechten

Je kunt inzage en een kopie van je persoonsgegevens vragen en onjuiste gegevens laten verbeteren. Afhankelijk van de situatie kun je ook vragen om verwijdering, beperking of overdracht, of bezwaar maken tegen een verwerking.

Waar verwerking op toestemming berust, kun je die intrekken. Dat verandert niets aan eerdere rechtmatige verwerking.

Je ontvangt in principe binnen één maand een antwoord op een privacyverzoek. Bij een toegestane verlenging krijg je daar binnen die maand bericht over. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Stel je privacyvraag

Heb je een vraag over je gegevens? Mail mij op info@lindsybeuselinck.be. Je hoeft daarvoor geen sessie te boeken.

Stel je privacyvraag ↗